Как часто проверять электронную почту, или шесть советов для более организованной жизни

Больше электронных писем, больше социальных сетей, больше безумия, больше хаоса. Прогресс, достигнутый человечеством за последние двадцать лет, привёл к тому, что жизнь представляется гораздо более сложной, чем когда-либо. В книге «Полностью подключенный» Джулия Хобсбаум утверждает, что если мы не научимся находить баланс между общением со своими близкими и технологиями, и не научимся определять, когда нужно находить время для отдыха от современных устройств, то станем испытывать серьезные проблемы со здоровьем.

1. Читайте только те электронные письма, которые имеют значение

В книге «Отпишитесь», представляющей собой современное руководство для достижения максимальных результатов в работе, автор Джоселин Кей Глей утверждает, что электронная почта вызывает в мозге человека первобытный импульс в поисках вознаграждения. Среднестатистический пользователей постоянно проверяет электронный ящик в надежде на получение письма с потрясающей новостью. Ни сама призрачная новость, ни сопровождающий ритуал не оказывают положительного воздействия на продуктивность. Джоселин рекомендует выделять на чтение электронной корреспонденции два или три получасовых промежутка, подчеркивая, что это лишь инструмент, а не задача.

2. Не доверяйте памяти

Поскольку этот приём работал в школе, он будет работать и в повседневной жизни — человек запоминает информацию гораздо лучше, если запишет её. Кроме того, такая привычка позволяет выделять области, на которых стоит сконцентрироваться. На поиски блокнота или записной книжки может уйти несколько минут, но если ждать до конца вечера, то вы забудете то, что собирались записать. Некоторые предпочитают вести дневник, тогда как другие ограничиваются заметками в своих смартфонах.

3. Найдите место для хранения

Жизнь приобретает хаотичный характер, когда трудно что-либо найти — будь то зарядное устройство, ручка или банковская карта. Но все становится только хуже, когда речь касается фотографий, документов или рабочих файлов. Лучше всего разработать собственную систему организации документов, но предпочтительней начать с сортировки необходимым документов на группы, согласно их уровню использования.

4. Составление списков дел

Даже гики склоняются к тому, что ручка и бумага — наиболее эффективные способы организации. Простое перечисление списков задач с разделением на более мелкие сегменты, с возможным указанием срока выполнения, позволит как можно быстрее приступить к выполнению поставленных целей.

5. Найдите время для организации

Существует определенный порядок действий для сохранения продуктивности и лучший совет — выделить примерно 15 минут для подготовки к новому дню. Если этого времени не хватает, то старайтесь делать это в определенный день недели.

6. Не стоит работать в режиме многозадачности

Незапланированные встречи и непредвиденные обстоятельства нарушают привычный порядок. Решение заключается в том, чтобы не отвлекаться на малозначительные детали и подобного рода события, особенно если скоро дедлайн и необходима полная концентрация. Следующие шаги — отключение уведомлений на смартфоне и прекращение чтения электронной корреспонденции. Исследования показывают, что на полное восстановление концентрации после чтения электронной почты уходит более двадцати трёх минут.