Принцип Zero Inbox - лучший способ вести дела и разбирать почту

Zero Inbox  -  довольно популярное в настоящее время ответвление от общего понятия тайм-менеджмент.  Актуальна оно стала потому, что деловая переписка стала наращивать обороты, ввиду простоты использования и дешевизны сообщений. Скайп и мобильная связь не могут тягаться с ней - первое, потому что не всегда удобно, второе, потому что дорого. 

Таким образом, забитый почтовый ящик - это современные реалии любого активно работающего человека. Если же вы как минимум руководитель среднего звена - то порядка 30 писем в день, которые нужно просмотреть и ответить это давно устоявшаяся норма. Принцип Zero Inbox поможет не бросаться к ящику всякий раз после уведомления о получения письма и продуктивно использовать рабочее время.

Главный принцип метода - «ноль» в папке входящие, что понятно из названия. Добиться этого можно следуя этим принципам:

1.  Фильтрация

Необходимо настроить систему фильтров в вашем почтовом ящике - при современном развитии всяких плагинов и примочек это довольно легко сделать, а в Gmail так и вообще это встроенная функция. Разбив все входящие на «Важно», «Раз в день» и «Раз в неделю», к примеру (у вас может быть и другая фильтрация), прописав отправителей в соответствующие разделы - вы добьетесь лучшей организации рабочего времени и не будете постоянно разбирать рекламный спам.

2. Удаление

Используйте принцип Паретто - только в 20% писем содержится 80% нужной вам информации. Поэтому жестче отправляйте в спам, отписывайтесь от рассылок на которые подписались во времена беззаботного студенчества и удаляйте прочитанные сообщения, которые не требуют последующей обработки и ответа на них.

3. Объединение

Собрать и привязать все ящики воедино, это может и ослабит вашу безопасность и конспиративность, однако точно сэкономит время.  Если все письма будут в одном клике от вас  - вы сможете больше времени уделить другим важным делам, вместо переходов по почтовым ящикам, каждый раз подгружая новую страницу.

4.  Категорийность

Создав систему пометок или папок, которые вы назовете соответствующим образом, вы сможете лучше управлять процессом обработки писем. Возьмите за основу правило: если вы сможете ответить на письмо в течение 2-3 минут, сделайте это. Письма, требующие делегирования - отсылайте сразу, а затем удаляйте.  Если вам нужно больше времени для ответа - отложите в папку «важные дела».

Эффективность повысится, если вы выделите время для «важных дел» и будете делать их одно за другим,  не отвлекаясь на мелочи.  Также специалисты по Zero Inbox советуют создать папку «Долгосрочное выполнение» для писем с многодневными заданиями и просматривать ее раз в неделю.

5. Архивирование

Во всякой работе присутствует монотонность или же повторяющиеся задания. Разумным будет заархивировать подобные письма. Во-первых, у вас уже будет готовый ответ - вы сможете его просто процитировать,  не тратя времени на составление ответа заново, либо подсмотреть прошлое решение данной проблемы, внеся в него соответствующие коррективы.  В любом случае,  полезная информация в архиве также экономит время вместо  пользования поисковиками.